転職時には会社の方々、お世話になったクライアントや協力会社の方に挨拶をするのが社会人としてのマナーです。
特にお世話になった方や親しい方には直接挨拶に行くべきですが、基本的にはメールでも問題ありません。

失礼にあたるのではと心配になるかもしれませんが、現在ではメールもビジネスの立派なツールです。正しい書き方と感謝の気持ちを綴り、気持ち良く退社できるようにしましょう。

社内向けのメールの書き方

社内向けのメールはマナーとしてだけではなく、お別れの挨拶という意味合いもあります。
そのため、メールを書くポイントとしては、感謝の気持ちを表すことが大切です。

まずは辞める理由から書いていきますが、基本的には「一身上の都合」で済ませて問題ありません。結婚や出産などのおめでたい理由であれば、記してもいいでしょう。
その後に感謝の気持ちを綴ります。最後には転職後の自分の連絡先を載せておくと好印象です。
連絡先を知らせておくことで、退社後もその人との関係が終わりではないんだなという印象が残ります。

最後の挨拶ですから、好印象で終わるように心がけましょう。当然ですが、会社の愚痴や不満をメールに書くのはNGです。

社外向けのメールの書き方

社外向けのメールで重要なのは、会社の信用を落とさないことです。感謝の気持ちも大切ですが、相手側に不安が残らないように書くことが大切になります。

忘れてはいけない記載内容

退社の理由については、社内同様に「一身上の都合」と書き、その後に具体的な退社日を必ず明記しましょう。退社日がいつなのかで先方の優先順位が変わってきます。次にお世話になった感謝の気持ちを簡潔に綴ります。

そして、後任者や引き継ぎについて明記するのを忘れないようにしましょう。退職についての連絡と同時に自分が今まで請け負ってた仕事はどうなるのかということを伝えなければ、相手側には不安しか残りません。

さらにはそのことがきっかけで信用が崩れ去るなんてこともありえます。そのため、退社の連絡だけでなく仕事は誰が後任になったのか、引き継ぎはできているのかという具体的な内容を記すことが重要です。

挨拶状の手順について

退社後には、今までお世話になった方々に挨拶状を送りましょう。挨拶状は退社後3ヶ月以内に送ります。
具体的には退社あるいは転職した事実、在職中の感謝、現在の仕事について、今後の抱負、引き続いての付き合いや支援についてを記していきます。

挨拶状を書くときのマナー

特に最初に時候の挨拶、最後に結語をつけるのを忘れないようにしましょう。
記入例としては初めに「拝啓時下いよいよご健勝のこととお喜び申し上げます。」、最後に「まずは略儀ながら書中をもってご挨拶申し上げます。」のように記します。

時候の挨拶と締めの言葉の2つをつけることがマナーです。しかし、親しい方であれば少しくだけた書き方でも問題ありません。送る人に合わせて書き方を工夫すると良いでしょう。

退職時の挨拶で注意したいこと

退職日の挨拶については、基本的には社内メールと同様の内容で問題ありません。
辞める理由、感謝の気持ち、今後の抱負などをゆっくりと気持ちを込めて伝えます。あらかじめ大体の内容を考えておくと、パニックにならずにしっかりと話すことができるでしょう。

また、挨拶の場を設けてもらえる時間はいつになるかわかりません。朝礼や送別会など様々なタイミングがありますから、内容はどこで挨拶しても問題ないシンプルで長すぎないようなものにしましょう。

挨拶のタイミングに合わせること

送別会であれば、少し長くて感情的な内容でも構いませんが、朝礼で同じ内容を話すとなると長すぎて疲れてしまいますし、これから一緒に1日仕事をするわけですから、なんとなく恥ずかしい空気になってしまうかもしれません。

無難なものを考えるか、その場に合ったものをいくつか考えておくなどの対策をしておくのがおすすめです。

転職後の挨拶について

転職後の初出勤は大体の場合、自己紹介や挨拶を求められます。
第一印象はとても大切ですから、明るく元気にという点を意識しましょう。

最初の挨拶は、通常朝礼で行われます。簡潔に好印象を目指してスピーチしましょう。内容はあらかじめ考えておき、笑顔の練習も少ししておくとより良いです。

親しみやすさを完結に伝えること

自己紹介は名前だけでなく、趣味や特技などを添えておくと話しかけやすくなって、場に溶け込みやすくなります。反対に自己PRや前職での実績を話しすぎると、自慢と思われて印象が悪くなってしまいます。
これから仕事をスムーズにするためにある程度の実績を話すことは必要ですが、あまりに語りすぎると煙たがられてしまうかもしれません。
仕事に関しては最低限を伝え、あとは親しみやすい雰囲気を作ることが大切です。

退職時の英語でのメールの書き方

職場には外国人の方が就業してる場合もあります。その場合には英語で退職の挨拶メールを書きましょう。

退職時の英語メールの例文

「I will be leaving ○○ inc. on○○(月)○○.」
(○月○○日に○○社を退社いたします。)

「It has been a prjvilege to work with you as a member of the joint project. I wish you all the best in the future.」
(共同プロジェクトのメンバーとして一緒に働くことができてとても光栄でした。皆様に多くの幸せが訪れることをお祈りしています。)

「Thank you again for all your support over the last ○○ years.」
(過去○○年に渡り様々なお力添えをいただきましたことを重ねて御礼申上げます。)このような文章を作れるととても良い印象を与えることが出来ます。