現在勤めている会社に不満があり、転職を考えている方も少なくないでしょう。転職は今後の人生を決める、一つのビッグイベントです。しかし、転職活動をする中でわからないこともあるかもしれません。

ここでは、転職する際に欠かせない職務経歴書について詳しく説明するので、転職を考えている方はしっかり読んでください。

職務経歴書と履歴書の違いとは?

転職活動を行う場合、職務経歴書と履歴書を提出するケースがよくあります。しかし、これから転職活動を行う方の中には、この二つの違いをあまり理解していない方もいるかもしれません。

職務経歴書と履歴書のひな形

職務経歴書には幅広く使えるひな形もありますが、特に決まった形がないのが特徴です。一方、履歴書は形がいくらか定められていて、必須項目だけでなく個別項目が設けられています。

職務経歴書と履歴書の性質の違い

また、職務経歴書と履歴書は使用目的も大きく異なります。職務経歴書は書類選考の際、応募者のスキルや仕事のキャリアをチェックするためのものです。履歴書は、応募者の生年月日や住所など確認するためのもので、内定が決まれば人事情報として保管されます。ですが、持っているスキルや生年月日を確認しただけでは、応募者のやる気や性格を知ることは困難です。

よって、職務経歴書や履歴書を書く場合、志望動機を記入する際には入社への思いをしっかり記入し、趣味欄や自己PRの欄で性格が伝わるように書くことが大事です。
このように、職務経歴書と履歴書は一見似ているように見えますが、形や使用目的がそれぞれ異なるので、転職活動の際には予め理解しておくようにしましょう。

自己PRを書く場合にはコツを押さえておくことが大事

職務経歴書の自己PRは、会社に入ってからどれだけ頑張れるかや、自身の長所を伝えるためにも欠かせない項目です。よって、書き方のコツをきちんと理解した上で記入することが大事です。

自己PRでは根拠を必ず記載

自己PRは何ができるかを簡潔に書くだけでなく、根拠をしっかり記入するようにしましょう。根拠に関しては、以前の職場で働いた経験の中から自信を持って言える内容を添えることがポイントです。つぎに、これまでの成功体験を振り返ってから自己PRを作成することです。

何を書けばいいか悩む方は…

自己PRにどんなことを記入すればいいのか悩む方は、時間をたっぷりとって振り返り作業を行いましょう。その作業の中で、周囲から褒められたシーンや感謝の言葉をかけられたシーンが、頭に浮かんでくることもあるはずです。人によってはたいした実績ではないからと、自己PRに書くことをためらう場合もあるかもしれません。
しかし、他者からは感じ方が変わってくることもあるため、褒められたことがあれば遠慮せずに書くようにしましょう。

アピールポイントは複数用意

また、自己PRはひとつに限らず複数準備しておくことも大切です。アピールポイントはできれば3つか4つは挙げておき、希望する会社が興味を示してくれそうなものを選ぶようにしましょう。

手書きで職務経歴書を書いても問題ないのか?

職務経歴書を作成する場合、手書きでいいのかパソコンで作成する方がいいのか迷うこともあるでしょう。そもそも職務経歴書はビジネス文書の一つです。

基本的にはパソコンで記載

一般的に、会社の中でやりとりが行われる日報や報告書などのビジネス文書は、手書きのものはほとんどありません。さらに、納品書や発注書といった外部とのやりとりに使用するビジネス文書は、パソコンで作るのがもはや当たり前となっています。ただし、パソコンを通して職務経歴書を作るケースが多いというだけで、手書きがまったくダメということではありません。

転職活動を行う方の中には、パソコンを扱うのが苦手な方もいるはずなので、その場合には手書きで職務経歴書を作成しましょう。ですが、実力主義の大企業への転職を考えている場合は注意が必要です。というのも、職務経歴書をパソコンで作成するのが一般的となっている中、手書きで作成すると疑問を持たれてしまうからです。

たとえ手書きの方が差別化をはかれるからという理由でも、会社からすればパソコンが使えない人間として捉えてしまう場合もあります。ですから、少しでもリスクを小さくするためにも、できるだけパソコンで職務経歴書を作成するようにしましょう。

何枚書くのがベストなのか?

2枚に収めることが望ましい

転職活動を行う場合、職務経歴書を1枚でも多く作ろうと思う方もいるのではないでしょうか。たくさん作った方が、希望の会社によりアピールできると考えるのかもしれませんが、職務経歴書は2枚におさめることが大事です。
そもそも職務経歴書には、志望動機や経歴など重要項目がたくさんあり、その項目を埋めるだけでもたくさんの文字で埋め尽くされてしまいます。

採用担当者の立場で考える

よって、希望する会社に最も読んでもらいたい自己PRを1枚でおさめるのは、やや厳しい部分があるでしょう。一方、3枚以上の枚数では、全ての記入事項に目を通すだけでも疲労感を与えてしまい、採用に影響が出るリスクがあります。
採用担当者は普段から数多くの人たちの職務経歴書をチェックしているため、少しでも読みやすいよう心がける必要があります。

また、ほとんどの会社ではコストを抑えるために、複数の書類を1枚にまとめてプリントして保管することも珍しくありません。
このことからも、3枚以上職務経歴書を作成するのは会社にとって負担が大きくなります。ですから、読む上で負担になりにくく、自己PRを十分記入できるベストな枚数なのが2枚というわけです。

一般的に使用されているフォーマット

職務経歴書に決められたフォーマットはとくにないですが、逆編年体式やキャリア式が一般的に使われています。逆編年体式では、最近までやっていた仕事から過去にさかのぼりながら書いていきます。

逆編年体式とは

時系列通りに仕事内容を書く、最もメジャーなフォーマットです。社会人経験をあまり積んでいない方や転職するのがはじめての方は、逆編年体式を利用して記入すると良いでしょう。また、日本だけでなく海外でも一般的なフォーマットとなっているため、外資系の会社へ入りたい方も同じく逆編年体式で書いた方がプラスになるはずです。

キャリア式とは

キャリア式は、これまでの仕事を内容ごとにまとめて記入するフォーマットです。逆編年体式とは異なり時系列通り書くわけではなく、プロジェクトや仕事内容などそれぞれ見出しを作って記入します。
よって、キャリア式は、自分の得意ジャンルや各仕事でどんな実績を作ってきたのかを伝えやすいという魅力があります。専門職として働いてきた方やスキル・キャリアを強く発信したい方は、キャリア式を選んだ方が良いでしょう。

用途に合わせて使い分けること

このように、各フォーマットにより特徴は変わりますが、自身の目的にあわせ、どちらで職務経歴書を作成するかを決めることが大切です。

志望動機の書き方

志望動機は職務経歴書でももちろん書きますが、面接においてもほとんどのケースで会社側から質問されることです。ですから、職務経歴書を作る段階で志望動機をよく考えながら書く必要があります。

職務経歴書で志望動機を記入する際に大事なことは、入りたい会社の魅力を上手くまぜながら書くことです。会社の雰囲気や事業内容に関する魅力を書けばいいと思う方も、中にはいるかもしれません。
しかし、魅力だけでは会社に入りたい理由を伝えるには、やや物足りなさがあります。さらに、自分が魅力的と思ったことは、他の誰かも同じように感じているかもしれないので、れっきとした志望動機にはなりません。

よって、会社の魅力と転職しようと思ったわけを組み合わせながら、納得できる文章を書くようにしましょう。また、自分ならではの文章で書くことも志望動機を書く上での重要ポイントです。何社か会社を受ける場合、一つの志望動機をそのまま使用する方も中にはいますが、どの会社にも当てはまるような内容はできるだけ控えることです。

もしかすると、他の応募者も似たようなことを書いている可能性があるため、会社側に印象が残らなくなってしまいます。ですので、志望動機を書く場合にはありがちな内容にならないよう意識しながら、自分の思いをしっかり書くようにしましょう。